Als je zakelijke kilometers wilt bijhouden, is Excel vaak de snelste en meest toegankelijke oplossing. Je hebt geen speciale software nodig en kunt meteen aan de slag met een eenvoudig spreadsheet. In dit artikel leggen we uit waarom Excel handig is voor rittenregistratie, hoe je een template gebruikt en wat de voordelen zijn.
Waarom rittenregistratie in Excel of juist niet?
Om met de deur in huis te vallen , dit zijn de voornaamste redenen om je ritten in excel bij te houden:
- Gratis: Excel of Google Sheets heb je vaak al tot je beschikking.
- Laagdrempelig: Iedereen kan direct aan de slag, zonder extra software te installeren of iets nieuws te leren. Dat maakt Excel toegankelijk voor beginners.
- Flexibel: je kunt zelf kolommen toevoegen, formules gebruiken en het bestand helemaal aanpassen aan jouw situatie.
Daarnaast zijn er ook goede redenen om voor een applicatie te kiezen zoals Tripbook, om je rittnregistratie te automatiseren.
- Tijdrovend: Je moet elke rit handmatig invoeren, wat al snel veel werk wordt als je regelmatig onderweg bent.
- Foutgevoelig: Een verkeerde formule of vergeten cel kan je hele administratie onderuit halen. Zeker als je gegevens moet indienen bij de Belastingdienst kan dit problemen geven.
- Beperkte controleerbaarheid: Een Excel-bestand is eenvoudig aan te passen: je kunt achteraf ritten toevoegen, wijzigen of verwijderen zonder dat dit zichtbaar is. Voor de Belastingdienst is dat een zwak punt, omdat je administratie daardoor minder betrouwbaar oogt.
Voor wie maar weinig ritten maakt of vaak dezelfde route rijdt, kan Excel een prima en eenvoudige manier zijn om de administratie bij te houden. Het is gratis, laagdrempelig en flexibel in te richten.
Maar rijd je veel, of wil je zeker weten dat je administratie bij een controle door de Belastingdienst standhoudt? Dan kost Excel al snel te veel tijd en levert het te veel risico’s op. In dat geval is een speciale applicatie zoals Tripbook een stuk handiger én betrouwbaarder.
